La importancia de la medición en los sistemas de gestión, es fundamental para la toma de decisiones basadas en hechos, en indicios y en señales de oportunidades de mejora que los datos estén proporcionando en la informacion de la empresa para garantizar que estamos tomando las decisiones basadas en hechos y en situaciones reales.
Es clave obtener una herramienta adecuada que nos permita mirar esos datos y esos registros de la informacion dentro de la organización que nos permitan mirar la visión de la organización frente a los cambios que tengamos en nuestros procesos en la evaluación del desempeño de la empresa.
Esa herramienta que podamos definir para tomar mediciones debe ser ajustado a las características de la organización, es decir, debe ser ajustada a esas necesidades de datos y de información para tomar decisiones. Existen muchísimas herramientas en el mercado para determinar en las estrategias organizacionales, cual es la mejor herramienta para el analisis de la información.
¿Qué es medir y qué necesito medir dentro de mi empresa?
Lo que podemos tener en cuenta para esto es resolver la siguiente pregunta: ¿que es medir y que necesito medir dentro de mi empresa? y así poder determinar esa herramienta a utilizar.
1- ¿Que es medición?
Es la posibilidad que tenemos de comparar una medida con algo establecido o con un patrón, en los casos de indicadores de gestión, siempre deben tener asociados una meta de cumplimiento, que ese seria mi patrón, para yo poder comparar si esa medición es adecuada o no en mi sistema de gestión o en la variable que quiero controlar y medir.
2- ¿Que es un indicador de gestión?
Es el valor que me permite conocer el comportamiento de una empresa o de un proceso ante determinado valor critico o ante una variable que quiero mirar o hacerle seguimiento y monitoreo en la organización.
3- ¿Cómo determino que es lo que quiero medir?
Debo mirar cuales son:
- Los objetivos estratégicos de mi organización,
- Cual es la visión que tengo en cada uno de mis procesos para definir
- Cual es esa variable critica y determinar cual es la mejor manera de medirla.
La medición como tal debe ser:
- Precisa y
- Asociada al objetivo
Ese objetivo entonces debe tener las características de que sea medible y cuantificable.
¿Cómo estructurar indicadores de gestión?
Los indicadores entonces, deben tener una estadística simple o compuesta que refleja siempre alguno de los rasgos importantes críticos del contexto de mi organización, del contexto de mi estrategia para poder identificar que es lo que quiero medir.
Los indicadores pueden ser:
- Indicadores de control
- Indicadores de seguimiento
Cuando es un indicador de control, es que yo voy a tener una variable que quiero monitorearla para darme cuenta si esta bien o esta mal.
Cuando es un indicador de seguimiento es simplemente un dato al cual yo quiero estar pendiente en el tiempo de un cumplimiento de una meta especifica.
Características que debe tener un indicador:
- Ser relevante o útil para la toma de desiciones
- Factible de medir
- Fácil de llevar de una parte a otra
- Altamente discriminativo
- Verificable
- Libre de sesgo estadístico o persona
- Aceptado por la organización
- Justificable con relación a su costo-beneficio
- Fácil de interpretar
- Utilizable con otros indicadores
Los indicadores me permiten hacer comparaciones y elaborar juicios del desempeño de un proceso.
Me permite tambien entonces, tener unas características controladas de:
- ¿Qué tan flexible es la medición? ,
- ¿Cómo lo puedo hacer verificable? ,
- ¿Qué variables voy a controlar en el tiempo?
Los indicadores están definidos entre estratégicos, de gestión y de servicio, y si hablamos de los indicadores que nos pide el decreto 1072 tambien hablamos de indicadores de estrategia , de proceso y de resultado.
Siempre un sistema de gestión o en la organización cuando no se tiene sistema de gestión especifico, los indicadores me deben estar siempre:
- Los unos enfocados a los procesos de estrategia de la empresa que son los procesos que me permiten pensar y direccionar mi organización,
- Unos indicadores alineados a los procesos de la cadena misional de la empresa que son los que me van a decir el resultado que se esta mirando frente a mi entrega con el cliente con el producto de servicio.
Y los procesos de apoyo tambien deben tener unos indicadores que son entonces los que están enfocados a el resultado o al proceso.
Los indicadores deben ser:
- Claros, compresibles por todo el personal de la empresa o por cualquier lector
- Único y corto, debe tener un nombre preciso que me diga
- que es lo que tiene el indicador
- que es lo que quiere medir? debe medir su eficacia, la eficiencia, la calidad y la economía de la empresa
En nuestra guía de indicadores explicamos en detalle cómo crear indicador y cómo documentarlos
Conclusión sobre los indicadores
Un indicador entonces en conclusión siempre me va a decir hacia donde voy, y es muy importante saber como voy a definir la meta del indicador. Esta meta del indicador la debo medir siempre utilizando una linea basal, que es la historia que voy a tener de datos en el tiempo, para definir esa meta.
Tengo que hacer esa linea basal en un comparativo, en un periodo de tiempo especifico para yo saber cual es mi meta retadora a la que quiero llegar.
Entonces a partir del analisis de esa linea basal yo puedo empezar a realizar el analisis de cual es la meta que me voy a colocar. Las metas no se ponen porque yo creo que eso es lo mejor o por lo que la experiencia me ha dado. Siempre tiene que estar fundamentadas en el resultado de la medición en un periodo de tiempo.
