7.5 Información Documentada ISO 9001: 2015

• El termino información documentada en la versión 2015 sustituye el termino documentos y registro.
• La organización tiene que asegurarse de que se identifica, se describe todos los proceso;
• deberá controlar la información documentada para así asegurarse de que se encuentra disponible cuando sea necesario y que esto es adecuado para su utilización;
• debe determinar cómo será la distribución, el acceso, la recuperación y la utilización de dicha información documentada.

La documentación es el soporte donde se almacena el activo más importante de tu empresa: EL CONOCIMIENTO

¡CUÍDALO Y GESTIONALO EFICIENTEMENTE!

Gracias a la certificación de las normas ISO 9001 y OHSAS 18001 que realizó el equipo de Optima de la mano con Diplus #GestiónParaCrecer, como parte de sus estrategias de crecimiento y calidad en sus servicios.

A continuación les compartimos la experiencia que tuvo la gerente Carolina Gómez al obtener las certificaciones y cómo Diplus fue un gran apoyo para este logro:
Entrevista realizada el 9 de Febrero del 2017

“Con mucho esfuerzo se logra la certificación es un trabajo de mucho tiempo organizando la información, comprendiendo la empresa y obteniendo los registros” – Carolina Gómez – Gerente Óptima Logística Integral

1.     ¿Cómo califica el servicio de la asesoría de diplus para el logro de la certificación de su empresa?

Fue un acompañamiento permanente en donde las explicaciones de los requisitos de las normas se hacían de maneara clara permitiendo que supiéramos saber de la importancia de cada tarea y documento a llenar.

Ahora puedo entender mucho mejor mi empresa y saber la relación de todos los procesos y como interfieren las decisiones en un tema en toda la empresa.

2.     ¿Qué necesidades presentó al principio?

Al principio la necesidad se presentó porque el ministerio de transporte empezó a exigir a las empresas de transporte especial que debía certificarme en ISO 9001 y OHSAS 18001, adicional tenía claro que era un beneficio para la empresa tener documentos y metodologías de orden.

3.     ¿Qué opciones tenían de solucionar?

Tenía que solucionar el requisito exigido por el ministerio de transporte de lograr la certificación en ISO 9001 y OHSAS 18001 antes del 25 de febrero de 2017.

4.     ¿Cómo Diplus les oriento y apoyó en su proceso?

Diplus en las visitas semanales nos explicaba paso a paso lo que debíamos hacer, brindando los conocimientos a todas las personas de la empresa para lograr organizar la calidad y controlar los servicios de la empresa sabiendo que piensan los clientes y cumplir con los requisitos exigidos de los conductores y vehículos.

5.     ¿Cómo consiguieron certificarse al final?

Con mucho esfuerzo se logra la certificación es un trabajo de mucho tiempo organizando la información, comprendiendo la empresa y obteniendo los registros como evidencia de todo lo que se hace, hay que estar muy comprometidos para entender lo importante que es tener la certificación.

6.     ¿Cuáles fueron los momentos críticos o memorables que Diplus ayudo a comprender a la empresa?

En el momento de realizar la revisión por la dirección logre comprender todo en mi empresa, como se va conectando una cosa con otra, como afectan las decisiones en unos procesos con otros. Puedo ser más consciente de lo que se va hacer como lo puedo afrontar en la empresa.

Los beneficios potenciales para una organización de implementar un Sistema de Gestión de la Calidad son:

• La capacidad para proporcionar regularmente productos y servicios que satisfagan los requisitos del cliente y los legales.
• Facilitar oportunidades de aumentar la satisfacción del cliente.
• Abordar los riesgos y oportunidades asociadas con su contexto y objetivos.
• La capacidad de demostrar la conformidad del producto con los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad.
• Identificación y caracterización de sus procesos.
• Gestión eficaz de los procesos mediante el análisis de datos y el manejo de indicadores de gestión.
• Toma oportuna de decisiones, basado en hechos y datos.
• Identificación de necesidades para garantizar la satisfacción del cliente.
• Oportunidad en la atención de quejas y reclamos.
• Posicionamiento en el mercado.

A la hora de la práctica, la imagen de portada es el ciclo que debes tener en cuenta a la hora de ejecutar la ISO 9001:2015 con sus nuevos cambios, donde se ven:

1. Alcance: a través de un DOFA, mide el alcance que va a tener tu SGC
2. Referencias normativas: aplica las referencias normativas especificas que necesitas.
3. Términos y definiciones: la terminología se alinea con otros estándares
4. Contexto de la organización: analizando el contexto se puede definir que puntos claves a resolver, el impacto que generará en la calidad de sus productos/servicios y cómo obtener los resultados esperados.
5. Liderazgo: la estrategía del éxito de la gestión de la calidad recide en la importancia de cómo sus líderes llevan a cabo su tarea y sostenerse con su compromiso.
6. Planificación: se planificará el camino correcto para lograr los objetivos de calidad planteados en el alcance.
7. Soporte: recursos, competencia, concienciación, comunicación y información documentada hace parte de este ciclo. Ciclo clave necesario para cumplir las metas trazadas.
8. Operación: a través de la planificación y control de procesos,  se evalua los resultados que genere y las consecuencias no deseadas de los mismos.
9. Evaluación del desempeño: se comprueba el rendimiento a través de una auditoría de todo el proceso.
10. Mejora: busca aplicar acciones correctivas a los resultados negativos y/o que impiden dar calidad al producto/servicio de la empresa.

El sistema de gestión de calidad de la ISO 9001, no solo ayuda a las empresas a analizar a ciencia cierta el resultado en estadisticas de sus operaciones, sino que les permite evolucionar dentro del mercado, dándole a su marca un plus adicional que sólo el consumidor sabrá reconocer debidamente.

• Prevención y control de los riesgos, apoyando el mejoramiento continuo de forma preventiva en todos los procesos.
• Preparación de proyectos de crecimiento organizacional.
• Análisis del entorno de la organización, comprendiendo las necesidades de las partes interesadas.

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Además de aumentar su perfil profesional, estará en capacidad de brindar a las organizaciones las herramientas clave para el mejoramiento de sus procesos y de su productividad, llevando a las organizaciones al cumplimiento de los estándares más importantes a nivel mundial.

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Eliana De Los Ríos Torres.
Consultora sistemas de gestión
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